Dù bạn là người gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, hay bạn có làm việc hiệu quả đến đâu thì không gian làm việc số vẫn luôn là một thử thách. Sẽ có rất nhiều vấn đề xảy ra về giao tiếp khi phải liên lạc với đồng nghiệp qua mạng mà không phải gặp mặt trực tiếp. Việc này bao gồm mọi loại giao tiếp trong kinh doanh, bao gồm chính thức và không chính thức, đồng bộ và không đồng bộ, v.v. Các loại giao tiếp kinh doanh khác nhau đòi hỏi các công cụ kinh doanh khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh.
May mắn thay, có một số công cụ và ứng dụng có sẵn để giải quyết các vấn đề giao tiếp và cộng tác này trong các nhóm làm việc từ xa. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách để cải thiện việc tương tác và làm việc cộng tác khi đối mặt với những rào cản COVID-19 này.
Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận về các ứng dụng bộ văn phòng từ Zoho Collaboration sử dụng các ứng dụng giao tiếp như Zoho Mail, Zoho Cliq và Zoho Connect. Mỗi công cụ này có thể được sử dụng riêng biệt hoặc cùng nhau như một phần của nền tảng giao tiếp và cộng tác.
Thích ứng với mô hình làm việc từ xa cùng nhóm
Trên thế giới, các chuyên gia vẫn phải làm việc tại nhà và thích nghi với cách làm việc từ xa. Đây thực sự là một cuộc "khủng hoảng" khi bạn vừa phải lo lắng cho những đứa con ở nhà vừa làm việc tại nơi gây mất tập trung, không có đồng nghiệp ở cạnh. Việc theo dõi các nhiệm vụ, quy trình làm việc đột nhiên trở thành một rào cản và cô lập, xa cách xã hội.
Lựa chọn các công cụ phù hợp để cộng tác làm việc từ xa là điều cần thiết cho mọi công việc, từ giao tiếp của nhân viên đến marketing hiệu quả. Bạn sẽ thấy rằng nhóm và các đối tác của bạn đều nằm trên một loạt các ứng dụng.
Có rất nhiều ứng dụng giao tiếp có sẵn, tuy nhiên, mỗi người lại sử dụng một nền tảng khác nhau. Nếu bạn là người quản lý hay trưởng nhóm, bạn nên chọn một ứng dụng cộng tác giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Và Zoho Cliq, Zoho Mail và Zoho Connect có thể giúp bạn điều đó.
Zoho Mail
Dịch vụ email chất lượng là một trong những công cụ quan trọng nhất cần có khi nói đến giao tiếp kinh doanh và trong một số trường hợp, email còn hiệu quả để tiếp xúc với khách hàng tiềm năng hoặc tạo khách hàng tiềm năng hơn cả phương tiện truyền thông xã hội. Bạn cũng có thể sử dụng Zoho Mail để thiết lập cuộc trò chuyện. Nếu cần, bạn có thể chuyển thông tin liên lạc từ Cliq hoặc Connect tới Mail. Đặc biệt, việc tích hợp giữa Cliq và Mail là một quá trình tương đối đơn giản và giúp bạn trao đổi với đồng nghiệp, khách hàng trực tiếp từ giao diện Zoho Mail.
Zoho Mail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email thân thiện và an toàn nhất hiện nay. Ứng dụng hộp thư đến ngăn nắp và sạch sẽ giúp cải thiện đáng kể tính bảo mật và quyền riêng tư, giúp theo dõi email dễ dàng hơn và giúp quản trị viên theo dõi các liên lạc một cách hiệu quả hơn. Zoho Mail có tính năng SecurePass, có thể gửi thông tin hoặc dữ liệu bí mật được chia sẻ qua email nhưng không được chuyển tiếp, tải xuống hay sao chép và dán.
Hãy nhớ rằng, việc liên lạc qua email cũng có thể bị tấn công theo nhiều cách. Trong khi đó, mọi người thường sử dụng email để trao đổi các thông tin quan trọng, riêng tư và nhạy cảm. Các dịch vụ thông thường như Gmail hoặc Yahoo Mail hoạt động đủ tốt cho các mục đích chung, nhưng khi tiến hành công việc kinh doanh, bạn nên sử dụng một ứng dụng chuyên biệt hơn với các tính năng bảo mật nâng cao. Zoho Mail được mã hóa tin nhắn S/MIME end-to-end - một trong những cách bảo mật nhất trong ngành.
Zoho Cliq
Zoho Cliq là ứng dụng nhắn tin giúp hợp lý hóa việc giao tiếp với đồng nghiệp của bạn. Bạn có thể chuyển sang cuộc gọi video và âm thanh khi cần thiết và chia sẻ màn hình với những người tham gia khác.
Cliq có thể tích hợp dễ dàng với Zoho Mail (và nhiều ứng dụng bên thứ ba khác như Github hoặc Google Drive) và cũng cho phép bạn tổ chức các cuộc trò chuyện khác nhau một cách dễ dàng. Nó bao gồm các tính năng như gif, biểu tượng cảm xúc, bản dịch và các hành động nhanh khác như thêm ghi chú và nhiệm vụ từ trò chuyện, nhận bản ghi của tài liệu và tạo kênh để liên lạc trò chuyện nhóm giữa các nhóm và nội bộ. Bạn cũng có thể sử dụng Cliq để thông báo trong toàn tổ chức.
Cliq được thiết kế để cải thiện năng suất và tự động hóa các công việc thông thường. Nó có thể giúp bạn tối ưu hoá những công việc đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày để bạn có thể tập trung vào việc tạo ra các giải pháp hoặc dự án mới cho doanh nghiệp của mình.
Số lượng người sử dụng Internet đã tăng đều trong nhiều năm, gần một nửa dân số thế giới đang online. Điều này có nghĩa là cơ hội marketing và sự kết nối với khách hàng tiềm năng, khách hàng và nhân viên dễ tiếp cận hơn bao giờ hết.
Zoho Connect
Zoho Connect là ứng dụng giúp cộng tác làm việc nhóm dễ dàng hơn thông qua tự động hóa. Ứng dụng đồng thời tích hợp với một số ứng dụng quan trọng khác, bao gồm Zoho Campaigns, Google Drive, Asana và Zapier. Cụ thể, Zoho Connect được ưu tiên sử dụng hơn đối với các cuộc trò chuyện nhóm mạng xã hội. Nó cũng có thể được sử dụng để thông báo trong toàn tổ chức, chia sẻ blog và cập nhật chung, thực hiện phiên Q&A hoặc tương tác với khách hàng trên một diễn đàn không đồng bộ.
Khi chọn một ứng dụng cộng tác, điều quan trọng mà người quản lý doanh nghiệp cần chính là các tính năng như nhắn tin nhanh, tách nhóm thành các nhóm riêng tư và các công cụ để tạo động lực và sự tương tác của nhân viên.
Công việc và giao tiếp được thực hiện trực tuyến có thể làm tăng khối lượng thu thập dữ liệu giữa các nhóm. Điều này giúp cho doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng, sử dụng nó để mở rộng và phát triển kinh doanh của họ. Điều này đặt ra câu hỏi về mức độ an toàn của việc chuyển sang truyền thông trực tuyến. Phải rất cẩn thận khi trao đổi dữ liệu mật ở nhiều nơi khác nhau.
Các ứng dụng miễn phí và dịch vụ trực tuyến nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng không nhiều người cho rằng các công ty này thu lợi từ việc chuyển dữ liệu nhạy cảm của bạn cho các công ty và tổ chức khác. Ngay cả những công ty tên tuổi thường tự hào về cách họ xử lý thông tin nhạy cảm cũng có thể trở thành nạn nhân của những vấn đề này.
Đây là lý do tại sao Zoho Connect có hệ thống bảo mật hàng đầu, bao gồm Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao 256-bit (AES) và tính năng trò chuyện bí mật để giúp đảm bảo rằng dữ liệu tổ chức của bạn luôn an toàn. AES dựa trên các thuật toán mật mã khối để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được mã hóa một cách an toàn và không giống như DES tiền nhiệm của nó, cho đến nay chưa bao giờ bị phá vỡ.
Lời kết
Giao tiếp và cộng tác theo nhóm là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào để thành công, đặc biệt là trong thời đại kỹ thuật số lộn xộn, nơi làm việc từ xa đang nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn. Việc chọn đúng ứng dụng và công cụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là rất quan trọng, cũng như bảo vệ các tệp thông tin nhạy cảm và bí mật được chia sẻ hàng ngày giữa các nhóm từ xa.
Khi chúng ta tiến vào một giai đoạn bình thường mới, những tiến bộ kỹ thuật số và những thay đổi toàn cầu nên được xem như một cuộc phiêu lưu thú vị chứ không phải là một sự trải nghiệm gây ra nhiều căng thẳng và rủi ro.